Coworking: Flex Office vs. konventionelles Büro: wer gewinnt das Rennen?

Juni, 2024

Es ist Montagmorgen. Das Wochenende ist vorbei und es geht wieder ab ins Büro. Ein Büro sieht sich in den meisten Fällen ziemlich ähnlich: Schreibtische, Schreibtischstühle, Meetingräume, Filterkaffee aus der Kaffeemaschine oder Kaffeespezialitäten vom hauseigenen Community Barista, wenn man aus einem Unicorn Flex Office arbeitet. Ein Büro ist in erster Linie ein Ort zum Arbeiten; doch mittlerweile umfasst der Oberbegriff Büro eine Vielzahl an Konzepten. Vom Einzelbüro, Bürolandschaft, Coworking bis hin zum Flex Office gibt es vielseitige Interpretationen eines Büros, die sich weniger darin unterscheiden, wie sie tatsächlich aussehen, als darin, was dahintersteckt.

New Work-Bewegung verändert das Büro

Das Büro ist so alt wie die Büroarbeit. Erste “Büros” gab es dementsprechend bereits im alten Rom. 1726 wurde das Old Admiralty Building in London gebaut, welches als erstes Zweckbau-Bürogebäude betrachtet werden kann. In den letzten 300 Jahren gab es einige Trends in der Bürowelt, z. B. Einzelbüros, Taylorismus, Open-Plan-Büros, Open-Space-Flächen, Bürolandschaften, Action Offices oder Bürokästen. New Workdiagnostiziert seit den 1970er Jahren, dass Digitalisierung, Automatisierung und gesellschaftlicher Wandel verändern, wie wir zusammenarbeiten (können). New Work sieht u. a. einen Wandel zu mehr digitaler Zusammenarbeit, Flexibilität und Agilität. Dieser Wandel zeigt sich auch im Büro und der Vielzahl an neuen Bürolösungen, wie Co-working-Spaces, Shared Workspaces oder Flex Offices.

Alternative Bürolösungen für die neue Arbeitswelt

Gerade die Corona-Pandemie hat gezeigt, dass ausschließlich digitale Zusammenarbeit (zwangsmäßig) in vielen Unternehmen gut funktioniert. Dennoch kehren die meisten Unternehmen vom Homeoffice ins Büro zurück und etablieren hybride Modelle, die eine Mischung aus Homeoffice und Zusammenarbeit im Büro kombinieren. Die Pandemie hat gezeigt, dass das Büro - trotz der vielseitigen Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit - ein wichtiger Ort der sozialen Begegnung bleibt. Arbeitnehmer*innen und Teams wünschen sich jedoch auch eins: Flexibilität. Das bedeutet, von zu Hause, aus dem Coworking Space in Lissabon oder aus dem Unternehmensbüro arbeiten zu können. Für Unternehmen bringen hybride Arbeitsmodelle jedoch auch Herausforderungen: Wie kommen “neue Arbeitswelt” und “altes Büro” zusammen? Wird es Zeit, auf eine flexible Bürolösung, wie ein Flex Office, umzusteigen?

Runde eins: Flexibilität

Konventionelle Büros kommen zumeist mit langen Verträgen, festen Konditionen und wenig Raum für vorhergesehene oder unvorhergesehene Änderungen. Für viele Unternehmen bedeutet das jetzt, dass ihre Büros halbleer sind. Nicht, weil das Team kleiner geworden ist, sondern weil sich durch hybride Arbeitsmodelle Arbeitsorte außerhalb des Büros etabliert haben. Reagieren können sie hierauf jedoch nicht.

Beim Flex Office hingegen steht Flexibilität bereits im Namen und im Mittelpunkt des Angebots. Ein Flex Office ist ein flexibles Büro in einem Workspace, das Unternehmen bei einem Flex Office-Anbieter mieten. Als Flex Office-Anbieter bedeutet Flexibilität bei uns, Unicorn Workspaces: keine langen Verträge, sondern flexible Mietdauer ab einem Monat. Zudem kann bei uns von heute auf morgen eingezogen werden: unsere Flex Offices sind voll ausgestattet und kommen sogar mit einer Barista-Kaffee-Flatrate.

Meeting im Unicorn Flex Office

Runde zwei: Skalieren

Flex Offices bieten ebenfalls die Möglichkeit, die Bürogröße flexibel zu skalieren. Bei Unicorn Workspaces haben Unternehmen deshalb die Möglichkeit schnell zu reagieren, wenn ihr Team wächst oder schrumpft. Nach Bedarf können Büroräume dazugebucht oder gekündigt werden. Das ist gerade, aber nicht nur, für Start-ups relevant, da diese oftmals schnell wachsen.

Konventionelle Büros hingegen bieten keine Möglichkeit, innerhalb ihres Mietvertrages zu skalieren. Meist sind Unternehmen auf lange Zeit an den bestehenden Nutzungsvertrag gebunden - auch, wenn die Fläche gar nicht benötigt wird, zu groß oder zu klein ist.

Runde drei: Kosten und all-inclusive Services

Büros stellen nicht nur einen Ort zum Arbeiten dar, sondern sind auch das Aushängeschild eines Unternehmens. Zudem ist vielen Unternehmen bewusst, dass ein Büro attraktiv sein muss, damit Teams gerne ins Büro kommen und eine angenehme und inspirierende Arbeitsatmosphäre entsteht. Ein Büro mieten - gerade, wenn es modern und ansprechend sein soll - ist für Unternehmen ganz schön teuer. Beim konventionellen Büro liegt dies auch daran, dass Kosten für Ausstattung und Instandhalten von Büromöbeln entstehen. Hinzu kommen Kosten für Strom, Heizung, Internet und Reinigung, die öfter höher ausfallen als gedacht. Wenn dann auch noch das halbe Büro leer steht, weil es vor der Pandemie an einen Präsenzbetrieb orientiert gemietet wurde, wird für viel Platz “umsonst” gezahlt.

Beim Flex Office-Konzept können hingegen Kosten eingespart werden. Zum einen kann durch die geteilte Nutzung einer Bürofläche oder die strategische Anmietung bestimmter Büros die Miete für eine zu große Bürofläche vermieden werden. Zum anderen werden Kosten für Ausstattung und das Instandhalten von Büromöbeln vermieden, da diese vom Flex-Office-Anbieter getragen werden. Ein weiteres Plus ist, dass die Kosten für Strom, Heizung, Internet und Reinigung bereits im Preis inbegriffen sind und es keine bösen Überraschungen gibt. Gleichzeitig locken Flex-Office-Anbieter mit weiteren all-inclusive Services. Bei Unicorn Workspaces kümmern sich unsere Community Baristas um die Anliegen unserer Nutzer*innen: von Empfangs- und Postservices bis hin zur Zubereitung der liebsten Kaffeekreationen.

Fazit: 3:0 für das Flex Office

Das Flex Office überzeugt durch seine Flexibilität, sowohl im Bereich der Nutzungsdauer als auch in der Skalierbarkeit. Hier können traditionelle Büros aufgrund langer Mietverträge nicht mithalten. Für Unternehmen kann der Wechsel vom traditionellen Büro auf ein Flex Office außerdem Kosten sparen - gerade, wenn auf hybride Arbeitsmodelle gesetzt wird, die sich viele Teams wünschen. Gleichzeitig locken Flex-Office-Anbieter mit praktischen all-inclusive Services, wie IT, Post, Empfang oder professionellen Barista-Kaffee.