Effektiv prokrastinieren: Eine Anleitung

January, 2021

7 min


Eigentlich solltest Du gerade am monatlichen Reporting sitzen oder ein Follow-Up bei Pressevertreter*innen machen, aber stattdessen bist Du hier gelandet. Alle Zeichen sprechen also zunächst dafür, dass Du gerade prokrastinierst, also eine Aufgabe vor Dir her schiebst und stattdessen etwas anderes machst. Wenn „Die Wohnung müsste auch dringend wieder geputzt werden”, insofern Du von zu Hause arbeitest, „Heute lohnt es sich nicht mehr damit anzufangen”, oder das klassische „Das mache ich einfach Morgen” zu Deinem Repertoire gehören, dann bist Du hier goldrichtig.

Obwohl Prokrastinieren etwas sehr Menschliches ist, genießt es doch einen ziemlich schlechten Ruf und wird mit Faulheit und mangelnder Disziplin verbunden. Warum das kaum zutrifft und mit welchen Strategien Du in Zukunft “effektiver” prokrastinieren kannst, stellen wir Dir hier vor. 

Schritt 1: Warum prokrastinierst Du? 

Prokrastination ist nicht gleich Prokrastination. Ganz allgemein wird unter diesem Begriff  das Aufschieben von Aufgaben verstanden. Meistens, weil wir einfach keine Lust auf diese Aufgabe haben. Warum wir diese eine unliebsame Aufgabe nicht einfach sofort erledigen, kann dabei viele Gründe haben. Ein gewisses Maß an Prokrastination ist für uns alle sicherlich normal. Es ist jedoch ebenfalls wichtig anzuerkennen, dass es sich bei “chronischer” Prokrastination um eine pathologische Verhaltensweise handeln kann, unter deren Folgen, z.B. am Arbeitsplatz, aber auch im Alltag die Betroffenen sehr leiden. In diesen Fällen sind die Auslöser eben nicht Faulheit, sondern tiefergehende negative Gefühle, die verhindern, dass die Aufgabe erledigt wird, wie z.B. Versagensängste, Selbstzweifel, hoher Leistungsdruck auf der einen Seite oder aber auch Perfektionismus und sehr hohe Ansprüche an sich selbst auf der anderen Seite. Generell unterschieden werden kann zwischen:

  • Vermeidungsaufschieber*innen, die sich von ihren Ängsten leiten lassen und sich beispielsweise vor Vorsagen und Misserfolg fürchten, oder
  • Erregungsaufschieber*innen, die erst unter Stress so richtig effektiv arbeiten. Studien beweisen sogar, dass Menschen mit diesem Arbeitsstil kreativer arbeiten, wenn sie prokrastinieren, d.h. wenn sie das Erledigen der Aufgabe kurz vor die Deadline legen.

Es ist daher wichtig, dass Du Dir zunächst einmal bewusst wirst, warum Du prokrastinierst, um Strategien zu entwickeln, mit denen Du dieses Verhalten ändern oder effektiv für Dich nutzen kannst. Gerade Erregungsaufschieber*innen haben es hier leichter Prokrastinieren zu ihrem Vorteil zu Nutzen und sogar zu einer Stärke zu machen.

Schritt 2: Wie prokrastinierst Du?

Es ist dabei nicht nur wichtig zu verstehen, warum Du prokrastinierst, sondern auch wie Du prokrastinierst. Denn daraus kannst Du ebenfalls Verhaltensmuster ableiten, die Du auf dem Weg zum effektiveren Prokrastinieren ablegen musst oder beibehalten solltest. Unterschieden werden kann dabei zwischen drei Typen: 

  • Die, die gar nichts machen: Um Deine unliebsame Aufgabe nicht anzugehen, machst Du lieber einfach gar nichts. Beachte jedoch, dass es einen großen Unterschied zwischen Pausen und gar nichts machen gibt. Bewusste Pausen sind wichtig, damit Du mehr Energie und Konzentration hast. Wenn Du bewusst gar nichts machst, dann ist das also nicht das gleiche, wie wenn Du vor Deinem Laptop sitzt und durch Facebook scrollst, statt Dich Deiner Aufgabe anzunehmen.
  • Die, die sich “unwichtigen” Kleinkram hingeben: Du beschäftigst Dich einfach auf andere Art und Weise. In der Regel handelt es sich dabei aber eher um weniger Ziel stiftende Aktivitäten, z.B. in dem Du Dir ein neues Farbschema für Deinen Kalender ausdenkst oder die Struktur in Deinem Google Drive überarbeitest. 
  • Die, die einfach andere Aufgaben angehen: Oftmals gehen wir beim Prokrastinieren nicht der schwierigsten Aufgabe aus dem Weg, sondern einer die uns keinen Spaß macht oder uns aus einfach besonders stresst. Statt Dich dieser Aufgabe zu widmen, erledigst Du einfach andere Sachen – vielleicht sogar welche, die wichtiger sind, als das To-Do, um das Du Dich drückst. 

Gerade, wenn Du zum dritten Typ Prokrastinator*in gehörst, dann kannst Du Dir diese Eigenschaft auch mit der Strategie der “strukturierten Prokrastination” zu eigen machen. 

Schritt 3: 6 Strategien zum “effektiveren” Prokrastinieren 

Wie so oftmals liegt der Schlüssel, um in etwas besser, erfolgreicher oder effektiver zu werden, darin, die eigenen Stärken und Schwächen gut zu kennen und zu nutzen bzw. auszugleichen. Bei den folgenden 6 Strategien handelt es sich um allgemeine Tipps und Ratschläge, um “weniger” oder wie wir es nennen “effektiver” zu prokrastinieren. 

  1. Zeitmanagement: Zu wissen, wie viel Zeit Du realistisch für eine Aufgabe brauchst, ist elementar, um effektiver zu prokrastinieren. Einerseits kannst Du Dir so Aufgaben mit gutem Gewissen kurz vor die Deadline legen, aber auch bewusst Zeitblöcke einplanen für Aufgaben, die mehr Deiner Zeit einfordern. Hilfreich ist es hier mit einem Zeitplaner zu arbeiten – und Dich an diesem zu halten. 

  2. Anreize setzen: Gerade, wenn Du zum Typ “Erregungsaufschieber*in” gehörst, dann kann es Dir helfen, Dir eigene Anreize in Form von Deadlines zu setzen und diese an Deine Mitmenschen zu kommunizieren. Lädst Du zum Beispiel ein*e Freundin zum Essen ein, dann hast Du einen Zeitraum bis zu welchem Deinen Küche aufgeräumt sein soll. Gleiches gilt natürlich im Arbeitskontext: wenn Du bewusst einen Termin setzt, um ein Projekt mit Deinem Team zu besprechen, wird Dich diese Deadline motivieren Dich an dieses zu setzen.

  3. Aktiv und strukturiert prokrastinieren: Hier ist es auch hilfreich, wenn Du verstanden hast, wie Du prokrastinierst. Wenn Du zum dritten Typ gehörst, dann kann es sogar effektiver sein, wenn Du Deine unliebsame Aufgabe ganz nach oben auf die To-Do-Liste schreibst und die einfacheren nach Unten und Du diese dann einfach von unten abarbeitest. So erledigst Du eine Menge Aufgaben, während Du trotzdem “produktiv prokrastinierst”. Ist das bei Dir nicht der Fall, dann empfiehlt es sich, dass Du mit der unangenehmsten Aufgabe anfängst, um nicht in die “Prostakinationsfalle” zu fallen und am Ende gar nichts zu machen. 

  4. Passiv prokrastinieren: Passiv prokrastinieren bedeutet, dass Du Dich dem Erfüllen Deiner Aufgabe ganz unbemerkt näherst. Hier kann es helfen die Aufgabe in Teilschritte zu unterteilen, damit Dir diese weniger gewaltig vorkommt. Du kannst dann mit den Teilen anfangen, die Dir weniger Angst oder sogar Spaß machen und die trotzdem zum Erfüllen Deiner Aufgabe notwendig sind. Dies könnte so aussehen: Du hast eine Schreibblockade und schiebst das Verfassen eines Artikels schon lange auf; statt vor einem leeren Blatt zu sitzen, kannst Du die Zeit in Hintergrundrecherche stecken und Dich inspirieren lassen. Oder Du schiebst das Packen für eine Reise schon lange auf? Mach’ eine Liste mit den Sachen, die Du noch besorgen musst und schnappe gleich ein bisschen Luft dabei.

  5. Aufgaben priorisieren: Eine große Herausforderung für Menschen, die zum Prokrastinieren neigen, ist es Aufgaben zu priorisieren. Hier ist es hilfreich bereits vorhandene Strategien zu kombinieren: Aufgaben sollten mit Blick auf Zeitmanagement, Struktur und Nutzen priorisiert werden. Gerade der Nutzen einer Aufgabe sollte bei der Priorisierung betrachtet werden, um Dir vor Augen zu führen, welche Aufgaben Du statt Deiner unliebsamen Aufgabe erledigen kannst, um trotzdem an Dein Ziel zu kommen. Gleichzeitig ist es auch manchmal unglaublich entspannend zu sehen, wenn eine Aufgabe, die Du vor Dir her schiebst, keine Schlüsselaufgabe ist und Dich nicht in Deinem größeren Arbeitsfluss stört. 

  6. Aussortieren und loslassen: Es gibt Aufgaben, die erst wöchentlich, dann monatlich, dann jährlich ihren Weg von To-Do zu To-Do-Liste machen. Bei solchen “Aufgaben Leichen” kannst Du Dir folgende Frage stellen: ist diese Aufgabe jetzt überhaupt noch relevant für mich? Vielleicht bist Du schon auf anderem Wege zu Deinem Ziel gekommen oder gestehst Dir einfach ein, dass es Zeit ist diese Aufgabe loszulassen.

    Schritt 4: Akzeptiere, was für Dich funktioniert

    Effektiver prokrastinieren heißt nicht, dass Du von heute auf morgen zu einer absoluten Produktivitätsmaschine wirst. Vielmehr heißt es, dass Du Dich einer Herausforderung angenommen hast, Verhaltensmuster erkennen, verändern und ersetzen möchtest. Das passiert nicht von heute auf morgen, sondern ist ein Prozess bei dem Dich die Strategien oben aber durchaus unterstützen können. Wichtig ist es dabei auf Deine eigenen Stärken und Schwächen zu achten, denn prokrastinieren ist nicht gleich prokrastinieren. Gerade, wenn Du eine Person bist, die einfach besser mit Zeitdruck arbeiten kann, um Ziele zu erreichen, dann solltest Du dies akzeptieren und Dir zu nutzen machen anstatt dagegen anzuarbeiten. Prokrastinieren hat nicht den besten Ruf, aber mit einem aktiven und strategischen Vorgehen kannst Du auch als Prokastinator*in effektiv arbeiten.