Shared Workspaces: Der wahre Wert von Flexibilität

Oktober, 2020

Unser Arbeitsalltag hat sich in den letzten Monaten ganz schön verändert. Obwohl wir uns langsam an die neue Normalität gewöhnen, fühlen sich nicht alle im Home-Office wohl. Aus vielen Gründen kann der eigene Arbeitsflow außerhalb des Büros gestört sein oder unterbrochen werden. Dass das Home-Office eine Herausforderung für viele Mitarbeiterinnen ist, haben viele Geschäftsinhaberinnen mittlerweile erkannt und nach Alternativen gesucht. Eine Lösung stellen dabei Shared Workspaces dar, in welchen Teambüros flexibel angemietet werden können. Diese sind nicht nur eine Investition in das Wohlergehen des eigenen Teams, sondern können sogar langfristig die eigenen Büroausgaben reduzieren.

Shared Workspaces als Lösung für neue Herausforderungen der Bürowelt

Unternehmen, wie Twitter, machen es vor: das amerikanische Unternehmen plant seinen Mitarbeiter*innen langfristig zu erlauben von zu Hause zu arbeiten. Gleichzeitig bleiben die Büros jedoch offen und jeder kann selber entscheiden, von wo am besten gearbeitet werden kann. Es wird zum neuen Standard, den Angestellten beides zu bieten: Büro und Home-Office.

Viele Unternehmen verzichten dabei jedoch zunehmend auf eigene Büroräumlichkeiten und setzen stattdessen auf Shared Workspaces. Grund dafür ist, dass es einen eindeutigen finanziellen Vorteil von Shared Workspaces im Vergleich zu traditionellen Mietverträgen gibt. Ein traditioneller Mietvertrag wird erst nach dem 4. Jahr - unter unveränderten Voraussetzungen - kosteneffizient. Das bedeutet, dass die Größe des Teams – mit Blick auf das Büro – in diesen vier Jahren weder drastisch wachsen, noch schrumpfen kann. Und genau darum liegt der Schlüssel in der Flexibilität von Shared Workspaces. Die letzten Monate haben der Welt gezeigt, dass sich die Umstände innerhalb eines Wimpernschlags drastisch ändern können. Grund genug sich für Flexibilität statt für traditionelle gewerbliche Immobilienpraktiken zu entscheiden.

*QUELLE: CBRE

Ein wachsender Trend deutet darauf hin, dass eine große Mehrheit der Entscheidungsträger*innen und Führungskräfte in Unternehmen Immobilien als Investitionsausgaben betrachten. CBRE, das weltweit größte Dienstleistungsunternehmen auf dem Sektor der gewerblichen Immobilien, drückt das so aus: „We call this instance Agile 2.0. By introducing future uncertainty… what we’ve found is that the value of flexibility is actually greater than the cost of a flexible lease”. Das bedeutet, dass eine gemeinsam genutzte Arbeitsumgebung mit allem was sie bietet, aufgrund der Flexibilität eine bessere Investition ist als der traditionelle Büromietvertrag und seine Rahmenbedingungen.

Innerhalb der weitläufigen Klassifikationen von Gewerbeimmobilien ist Workplace-as-a-Service (WaaS) ein Konzept, das als logische, finanzielle und flexible Arbeitsumgebung hervorsticht. Das Konzept erlaubt es auf die Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Mitarbeiterinnen gleichzeitig einzugehen. Hauptbüros können als kleinere zentrale Knotenpunkte bleiben, aus denen leitende Managerinnen und CEOs arbeiten, während Mitarbeiter*innen die Möglichkeit haben von zu Hause zu arbeiten und lediglich zu Meetings anzureisen oder nur wenige Tage aus verfügbaren Büros zu arbeiten.

Der kleine aber feine Unterschied zwischen “Home-Office” und “von zu Hause arbeiten”

Während sich im Deutschen der Begriff Home-Office für das Arbeiten von zu Hause etabliert hat, gibt es im Englischen einen bedeutsamen Unterschied zwischen Home-Office und “Working From Home”. Ein Home-Office in der englischen Verwendung bedeutet, dass es einen eingerichteten und vorkonditionierten Raum innerhalb der Wohnung gibt, der ausschließlich dem Zweck der Arbeit dient – also das klassische Arbeitszimmer. Alles andere als das, und was die meisten Menschen jetzt tun, ist strenggenommen “Working From Home”. Bis vor kurzem war diese Form des Arbeitens in der Arbeitswelt nicht weit verbreitet oder sogar etwas mit dem Unternehmen junge Talente angelockt haben. Die Zeiten sind vorbei – immer mehr Unternehmen haben das Home-Office für sich entdeckt und werden möglicherweise an diesem Konzept langfristig festhalten.

Zurück in die Zukunft (des Arbeitens)

“The future is now” heißt es so schön. Und auch, wenn viele während der Covid19-Pandemie und aufgrund von Quarantänebestimmungen gezwungenermaßen von zu Hause arbeiten mussten, muss die Arbeitswelt nun damit anfangen zurück in die Zukunft zu kommen. Sie muss Richtlinien bestimmen, zu Arbeitsweisen zurückkehren und sich gleichzeitig neu erfinden.

Das Workspace-as-a-Service Konzept kann dabei eine Lösung darstellen: mithilfe der Dezentralisierung von Teams und geschickten Wechseln von Teams im Hauptbüro. Beispielhaft könnte das so aussehen: Team A nutzt die gemeinsame Arbeitsumgebung 1-2 Mal pro Monat und Team B die restliche Zeit. Dadurch entsteht ein Kreislauf, in dem zwischen dem Hauptbüro und einem Workspace, der als Verlängerung des Hauptbüros dient, gearbeitet werden kann. Es entsteht eine ständige Rotation und der Umgebungswechsel stimuliert die Kreativität und Produktivität. Durch die Workspace-Umgebung profitiert das Team außerdem von der Inspiration durch andere großartige Teams im Workspace. Und nicht nur das: Workspace-Anbieter bieten oft an, die Büros explizit auf das Team zuzuschneiden, um so eine ideale Arbeitsumgebung zu schaffen.

Mit Shared Workspaces Gelegenheiten ergreifen und einen neuen Start wagen

In der Vergangenheit wurden viele Entscheidungen ohne den Blick auf Bewegungen, die bereits im Rollen waren, getroffen. Jetzt kann ein Neustart gewagt werden und der Büroalltag neu gedacht werden. Und wenn wir ständig neue innovative und wirkungsvolle Techniken, Methoden und Arbeitsweisen erlernen - dann werden unsere zukünftigen Organisationen und Unternehmen noch besser in der Lage sein, die Potentiale einer neuen Umgebung zu erkennen und auszunutzen. Vor diesem Hintergrund – und vor dem Hintergrund der Covid19-Pandemie – stehen Shared Workspaces auf der ganzen Welt vor der Herausforderung die Zukunft der Arbeitswelt mitzugestalten und Unternehmen auf individuelle und kosteneffiziente Weise einen neuen Bürostandard zu bieten.